10 razones para buscar un nuevo sistema de software empresarial

Para algunas empresas, especialmente aquellas que están pasando de pequeñas a medianas, cambiarse a un sistema de software para la planificación de los recursos empresariales (ERP) no es solo un paso importantísimo, este sistema va a dar soporte al crecimiento futuro de la empresa. Para otras empresas, un sistema ERP no es una herramienta nueva, pero llegan a un punto en el que la adquisición de uno nuevo se vuelve casi evidente. Entonces, ¿cuáles son las razones principales para considerar la adquisición de un nuevo sistema, ya sea como una primera inversión o como reemplazo de un sistema obsoleto?

1: Mejoramiento de la productividad

Es importante recordar que el propósito general de un sistema ERP es integrar y automatizar un amplio porcentaje de los procesos empresariales que se llevan a cabo diariamente. Más allá de las funciones de contabilidad primarias (mantenimiento de libros, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y nómina), las soluciones de ERP generalmente incluyen áreas como proyección de costos, operaciones y gestión de inventario.

Al aportar velocidad, eficiencia y precisión a todas estas funciones (que forman el núcleo de la mayoría de los negocios), y al proporcionar una manera de integrar todos los datos generados, un sistema ERP moderno que esté bien adaptado a los requerimientos de su empresa puede aportar un incremento sustancial de la productividad. Adicionalmente, este incremento puede resultar en una reducción de tiempo y costos de mano de obra para ciertas operaciones y, por supuesto, esto representa ahorros considerables.

 2: Tecnología actualizada

Prácticamente todas las plataformas de ERP modernas están compuestas por varios módulos que ofrecen un cierto nivel de configuración. Las empresas pueden elegir los módulos basándose en sus necesidades particulares y con frecuencia esto puede evitar situaciones de embudo por la manera en que se llevan a cabo diferentes funciones.

Se pueden obtener muchos beneficios al instalar un sistema de software empresarial moderno. Estos pueden incluir mejorías en el servicio a la clientela, tales como ofrecerles más opciones de autoservicio, o integrar datos de los clientes a través de diversos canales y ponerlos al alcance del personal de ventas.

Además de las actualizaciones tecnológicas enfocadas en satisfacer a los clientes, también se pueden obtener beneficios en otras áreas. Por ejemplo, un componente para la gestión de la cadena de suministro puede hacer que las relaciones con los proveedores sean más eficientes y que, al momento de manejar el inventario se pueda reducir el tiempo dedicado a cada tarea y el índice de errores.

Para las organizaciones en las que el cumplimiento de reglamentos es un factor importante (reglas sobre la divulgación de reportes financieros, por ejemplo, o como en el caso de negocios bastante controlados como los de la industria farmacéutica o médica), realizar una actualización al sistema de la empresa puede hacer considerablemente más fácil y eficiente el cumplimiento con las distintas leyes y reglamentos en cuanto a la creación de informes, la trazabilidad de los productos o el mantenimiento de registros, entre otros.

Cada vez es más común para las partes interesadas externas (piense en los clientes, socios comerciales, proveedores, etc.) dirigirse a una empresa con un conjuntos de expectativas bien precisas. De la misma manera en que los clientes se sorprenderían al encontrarse con una empresa que no tuviera un tipo de sitio web, las demás empresas también esperan hacer negocios con compañías que cuenten con ciertas herramientas tecnológicas que puedan comunicarse con su propia tecnología. Esto puede referirse a cualquier aspecto desde ordenar en línea con un solo clic hasta el intercambio automático de datos electrónicos (EDI) como parte del proceso de colocación de órdenes dentro de la cadena de suministro.

La tecnología empresarial generalmente se compone de herramientas que emparejan el campo de juego. Con las herramientas adecuadas, incluso las pequeñas y medianas empresas pueden competir con los jugadores más fuertes. Por el contrario, al no modernizar la tecnología que se usa dentro de la empresa, especialmente cuanto un gran porcentaje de empresas dentro del mismo campo competitivo ya lo han hecho, puede poner a su organización considerablemente en desventaja.

3: Mejoramiento de la recopilación de datos

La mayoría de las empresas modernas logran el éxito (o fracasan) gracias a sus datos. Los buenos datos pueden respaldar prácticamente todas las decisiones estratégicas que debe tomar un negocio, desde el tipo de clientes a quienes dirigirse hasta saber cuáles líneas de productos o tipos de servicios son rentables y cuáles no. Al respaldar los procesos empresariales, una solución ERP captura una gran cantidad de datos, considerando que prácticamente cada una de las transacciones y eventos producen datos que pueden ser almacenados para su análisis posterior.

Un ambiente rico en datos, incluso antes de la llegada de la inteligencia de negocios (BI) o de los sistemas de software de analítica, puede ser utilizado para dar información a los dirigentes de la compañía y que les ayuden a tomar decisiones informadas. Existe un viejo dicho en inglés que dice “if you’re not assessing, you’re just guessing” (si no evalúas, sólo estarás adivinando), y este da cuenta de la importancia que tiene analizar los datos antes de tomar una decisión. Al momento de tomar decisiones empresariales, no existe tal concepto de exceso de datos; al contrario, tener a su disposición un amplio bagaje de datos puede encausar los objetivos, estrategias y tácticas fundamentales que se utilizan para dirigir su negocio.

4: Mayor retorno de la inversión (ROI)

No hay duda alguna de que la adquisición de un nuevo sistema ERP es una propuesta costosa para cualquier organización. Sin embargo, como cualquier equipo básico, representa una inversión de capital que generalmente es fundamental para las operaciones. Al principio, cuando se empezaron a desarrollar los sistemas de gestión de los recursos empresariales, eran generalmente adoptados solo por las grandes empresas. Pero esos días en que sólo los mayores jugadores tenían acceso a ellos, hace tiempo que pasaron. Durante los últimos 10 o 15 años, ha habido una explosión de soluciones de ERP para todo tipo y tamaño de empresas. Por otro lado, el crecimiento de la computación basada en la nube en modo software como servicio (SaaS) ha logrado poner los sistemas modernos de ERP al alcance de organizaciones bastante pequeñas.

Sin considerar el precio, un sistema ERP que es adecuado para las necesidades de una organización determinada puede hacer mucho más que solo devolver lo que se pagó por él en términos de productividad, eficiencia, mejoramiento del servicio a la clientela, etc. Además de los ahorros de tiempo y recursos, la recopilación de datos por parte del sistema ERP puede ayudar a las empresas a identificar nuevas oportunidades o a descubrir áreas en las que se necesita mejorar. Este aspecto solo puede hacer que la inversión en un nuevo sistema ERP valga la inversión.

El factor esencial es la idoneidad. Solamente en la medida en que un nuevo sistema ERP sea adecuado para responder a las necesidades de una organización le va a permitir a la misma obtener un excelente ROI.

5: Más colaboración entre empleados y mayor movilidad

Un sistema ERP moderno generalmente incluye mecanismos que permiten a los empleados comunicarse y colaborar más efectivamente. Esto no significa solamente que, por ejemplo, el procesamiento automático de las órdenes vaya a activar como consecuencia ciertas acciones que influyan en la gestión del inventario; este tipo de integración de funciones empresariales es solo el principio. Los mejoramientos incluidos en los sistemas ERP de hoy típicamente incluyen herramientas específicas de comunicación y controles de mando que permite a los usuarios, incluso de distintos departamentos, trabajar efectiva y eficientemente para realizar sus tareas.

Este tipo de funcionalidades puede ser especialmente útil cuando la empresa tiene técnicos que ofrecen servicio de campo, equipos de ventas externas, o que emplea personal que no siempre se encuentra en las instalaciones de la empresa. Muchos de los problemas del pasado ocasionados por la falta de comunicación entre el exterior, las funciones de servicio al cliente y las operaciones de la oficina interna (back-office) han casi desaparecido en la nueva era del software de ERP.

Por otro lado, el mundo laboral mismo ha sufrido cambios muy importantes. Muchos de los empleados ya están acostumbrados (y lo esperan de manera obvia) a utilizar dispositivos móviles para sus labores diarias (especialmente cuando se encuentran trabajando de manera remota o en el campo). Yendo más lejos todavía, es muy común ahora para las organizaciones operar en un ambiente de “bring your own device” (trae tu propio dispositivo, o BYOD por sus siglas en inglés) en el que se utilizan varios tipos de dispositivos móviles incluyendo teléfonos, tabletas y laptops, y gran parte de estas tendencias son posibles gracias al soporte que ofrecen los nuevos sistemas ultramodernos de ERP.

6: Apertura o mejoramiento de una plataforma de comercio en línea (e-Commerce)

Invertir en un nuevo sistema ERP puede aportar mejorías a gran escala en los componentes del e-Commerce o puede permitir el establecimiento de un sistema eficiente para las pequeñas empresas que antes dependían exclusivamente de las ventas rudimentarias.

Los consumidores de hoy (que también pueden incluir a clientes de empresas de B2B) esperan poder realizar compras en línea con interacciones sin interrupciones. Obviamente, se necesitará un sistema robusto para respaldar dichas transacciones y para hacer todas las operaciones que van desde asegurar el procesamiento oportuno y preciso de las órdenes hasta la protección de la seguridad y la integridad de la información financiera y personal de los clientes.

Ofrecer ventas en línea fáciles de realizar y sin problemas es solo el comienzo del e-commerce de hoy, ya que un sistema moderno con frecuencia incluye un compromiso omnicanal y provisiones para la gestión de las redes sociales. Omnicanal es un término utilizado para describir todos los tipos de canales de ventas/marketing, incluyendo las transacciones a través del sitio web, el establecimiento de contacto por teléfono, el marketing por correo electrónico y las redes sociales, la publicidad en los motores de búsqueda y otros. Los clientes cada día exigen más una experiencia sin contratiempos a través de todos los canales. Esto quiere decir que si toman el teléfono o se presentan en una tienda, el agente de servicio a la clientela deberá ser capaz de acceder a su historial personal con la empresa. Este tipo de capacidades pueden mejorar considerablemente la experiencia de los consumidores y llevar a un aumento en las ventas entre los clientes existentes y los nuevos.

 7: Mejoramiento de las relaciones con los proveedores, socios y distribuidores

La mayoría de los negocios no se encuentran integrados de manera totalmente vertical ya que generalmente dependen de redes de proveedores o socios para que les abastezcan de los productos terminados o de los materiales necesarios para producir los productos que venderán a sus clientes. Incluso los negocios que ofrecen servicios dependen parcialmente de los servicios de subcontratistas o de proveedores externos para mejorar o soportar sus ofertas a los clientes.

En la mayoría de los casos, sus socios comerciales y partes interesadas externas pueden estar solicitándole la conveniencia y funcionalidad que ofrecen los sistemas modernos de ERP. Regresando al ejemplo de automatización de los procesos de negocios incluyendo la gestión de inventario, un sistema ERP juega un papel primordial en la creación de órdenes por parte de los proveedores clave. Gracias a las funciones de captura de datos, también puede alertar a los dirigentes (y a los proveedores) sobre actividades inusuales tales como incrementos repentinos de la demanda. Por su parte, los proveedores dependen de este tipo de información para gestionar mejor su propia cadena de suministro o sus procesos de producción.

Otro ejemplo de los beneficios de un nuevo software de ERP en esta área sería el intercambio de datos electrónicos o EDI. Muchos proveedores, incluyendo mayoristas y distribuidores medianos, esperan ser capaces de utilizar alguna forma de EDI para permitirle a sus sistemas back-end (por ej. a su propio sistema ERP) comunicarse eficazmente con los sistemas ERP utilizados por sus diferentes clientes. Acostumbrados a un sistema de procesamiento de órdenes que funciona a la perfección, estos proveedores esperan que cada una de las empresas con las que hacen negocios esté equipada con su propio sistema ERP moderno y funcional.

 8: Suporte para el crecimiento y la expansión de la empresa

Seleccionar e implementar un sistema de software empresarial con frecuencia marca un punto de transición para muchos negocios que ya han pasado las primeras etapas de desarrollo. De manera similar, hacer el cambio hacia un sistema más moderno es con frecuencia el punto de partida que define el paso de una organización de un estado pasivo a uno activo de crecimiento y prosperidad. No obstante, no se trata de una cierta clase de hito simbólico. Un nuevo sistema ERP, con todo y sus incontables ventajas, representa con frecuencia la herramienta que va a venir a desbloquear el crecimiento potencial de la compañía.

Las razones son múltiples. Por un lado, la automatización de muchos de los procesos empresariales libera tiempo y talento para poder dedicarse a actividades más rentables y orientadas al crecimiento. Adicionalmente, el ahorro en los costos que se obtiene con este nuevo nivel de eficiencia puede significar que hay más dinero disponible para la organización. Otra forma en que un software de ERP moderno apoya el crecimiento es a través de las mejoras en la comunicación entre empleados y departamentos. Así, un negocio con múltiples ubicaciones, o con un equipo de técnicos de campo, puede utilizar un sistema ERP para integrar funciones desiguales y permitir a los empleados de distintas zonas geográficas colaborar y aunar esfuerzos para realizar sus tareas.

Además de estos progresos en la eficiencia y la comunicación, un sistema ERP también puede aportar valor en otro aspecto muy importante para apoyar y alimentar el crecimiento continuo: una recopilación de datos efectiva. Como se discutió anteriormente en la tercera razón, las soluciones de ERP modernas son muy eficaces en la captura de una amplia gama de datos. Así, esos datos están disponibles para el análisis, y esto puede conducir muy a menudo a la identificación de nuevas oportunidades para aumentar las ventas o para ahorrar en los costos. Por ejemplo, con esto se puede tomar en cuenta el perfil de los clientes. Si una rica corriente de datos revela hábitos de compra que se aplican a través de un determinado segmento de clientes, la creación de una estrategia de marketing o de una campaña de ventas dirigidas a este segmento de clientes puede conducir a un rápido aumento en las ventas. Además, también facilita la identificación de nuevos clientes potenciales para enfocarse en ellos.

 9: Mejor seguridad para su red y sus datos comerciales

La seguridad es un tema candente en los negocios de hoy, y no sólo se aplica a la seguridad de la información personal o financiera de los clientes. Desafortunadamente, casi todos los negocios están bajo la constante amenaza de algún tipo de violación de su seguridad. Más allá del problema de mantener resguardados los datos importantes, como la información de la tarjeta de crédito de sus clientes, está la cuestión de la seguridad de su propia red. Las empresas de hoy dependen cada vez más de una red informática confiable, siempre disponible. Cuando una red informática se cae, es a menudo el resultado de un virus o malware, o incluso de un ataque cibernético. Lo mismo puede decirse de las filtraciones de datos que exponen datos financieros sensibles, y que suelen ser el resultado de las acciones de hackers. A veces, los mismos empleados se ven involucrados, y eso incluye muchos casos en los que su participación puede ser involuntaria.

Aunque se han escrito volúmenes enteros sobre seguridad de redes y datos, el problema central suele estar relacionado con el acceso. ¿Quién tiene acceso a los datos de su empresa? ¿Qué mecanismos existen para controlar ese acceso e incluso para verificar que un empleado determinado sea el verdadero empleado y no otra persona que usa su contraseña?

Para una computadora personal, un firewall relativamente sencillo, un antivirus actualizado y algunos procedimientos básicos que se deben respetar para el correo electrónico o que exigen información de inicio de sesión, pueden ser suficientes para proporcionar un nivel aceptable de protección. Para un negocio, es generalmente mucho más complicado. A menudo hay tensión entre comodidad y seguridad. Obviamente, la configuración más segura requeriría que los empleados estuvieran físicamente presentes en el edificio, que sus identidades fueran verificadas, que trabajaran en su propia terminal asignada y aprobada por la compañía, que debieran pasar por un proceso con múltiples etapas para acceder a los datos y que solo tuvieran acceso a datos que hayan sido cuidadosamente identificados como necesarios para cumplir con las tareas laborales inmediatas de ese empleado en particular. Este tipo de sistemas ya han sido probados, y probablemente todavía existan en algunos círculos, pero vienen acompañados de algunas desventajas importantes. Imagínese, por ejemplo, que ningún empleado, incluyendo los de la alta dirección, podría trabajar de forma remota. Imagínese que no se pudieran transmitir datos de, por ejemplo, una reunión importante con clientes, o una conferencia de negocios en la que se está negociando un acuerdo, o incluso mientras se está dando servicio a una cuenta específica. Esto reduciría seriamente las operaciones, y lo que es más, la prevención de este acceso remoto no es necesariamente más seguro. Por ejemplo, un técnico de campo puede crear notas físicas durante cada visita, y luego traer esas notas a la sede para su captura en una terminal segura. Aparte de la obvia posibilidad de que tales notas se pierdan o sean robadas en el camino, existe un riesgo adicional al momento de la captura de los datos pues se pueden introducir errores en el sistema. También se debe considerar el aspecto primordial de la conveniencia y las expectativas de los clientes. Si la totalidad o la mayor parte de la competencia ofrecen acceso en tiempo real a los técnicos de campo y una empresa particular obsesionada por la seguridad no lo hace, las quejas de los clientes por los retrasos constantes serán mucho más importantes que el aprecio que ellos pudieran tener por el valor que se le da a la seguridad.

En cualquier caso, la conclusión es que la seguridad de sus datos y redes no tiene por qué ser una propuesta de o blanco o negro. Con un sistema ERP a la fina punta de la tecnología, la seguridad y la integridad de las redes y los datos es una preocupación que ya fue atendida desde las etapas de diseño. Es posible ofrecer tanto a los clientes como a los empleados las ventajas de un sistema moderno que permita la comunicación, la colaboración y el intercambio de información, al mismo tiempo que protege los datos vitales y controla el acceso.

10: Mejores experiencias de los empleados

Tomar en cuenta la experiencia del usuario en el diseño es una consideración de vital importancia no sólo para los sitios web, sino para todo tipo de aplicaciones de software. Las razones de esto tienen poco que ver con la estética y mucho más que ver con el ahorro de tiempo y dinero. Cuando se trata de la implementación de software de negocios, la experiencia del usuario tiene un gran impacto en las tasas de adopción (el periodo que tardan los empleados en adaptarse para usar el nuevo software) y en la cantidad de entrenamiento o práctica que los empleados necesitan para conseguir la máxima velocidad de ejecución posible.

Además, la composición de la fuerza laboral está cambiando. Yendo atrás un par de décadas, no era raro encontrar empleados mayores que eran reacios a usar las computadoras en el lugar de trabajo. Los empleados de hoy han crecido con las computadoras, el internet y los teléfonos móviles, ¡y no sería una sorpresa encontrar a un joven empleado que se impresionara por la falta de automatización de una oficina! Incluso suponiendo que los empleados tuvieran un fuerte incentivo para adoptar las prácticas que un empleador determinado requiriera (como mantener registros en papel, por ejemplo), vale la pena tener en cuenta que requerir procedimientos que saquen a los empleados de su zona de confort a menudo significa obtener resultados por debajo de los estándares y crea un ambiente propenso para errores u omisiones.

Aparte de los empleados actuales, la mayoría de las empresas, y especialmente las que están creciendo, no deben escatimar en esfuerzos para la selección de empleados. Los empleados potenciales, talentosos y expertos, están siempre en demanda. Y ellos, al igual que los clientes y proveedores de una empresa, vienen con sus propias expectativas. Si la mayoría de los posibles empleados creen que deben trabajar con un software empresarial que sea intuitivo y fácil de aprender, se resistirán a los sistemas complejos, lentos y que requieren de muchas horas de formación de los usuarios. También estarán más propensos a partir hacia otras oportunidades de empleo cuando se presenten, lo que representa una pérdida adicional si ya se había invertido en su formación para manejar los sistemas propios.

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